Como Criar uma Política de Reembolso de Despesas para sua Empresa

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Como Criar uma Política de Reembolso de Despesas para sua Empresa

Você já ouviu falar no reembolso de despesas? Aquela relação trabalhista em que a empresa precisa compensar o trabalhador. Não? Fique tranquilo, pois a Âncora Contabilidade irá te explicar.

Reembolso de Despesas: O que é?

Um reembolso de despesas nada mais é do que do que todas aquelas despesas dos funcionários que envolvam diretamente a empresa. Como:

  • Viagens de Negócios;
  • Viagens a Trabalho;
  • Deslocamento até o destino final da viagem;
  • Qualquer Transportes Utilizados na Viagem;
  • Alimentação que o funcionário fez ao longo da viagem.

OBS: Essas despesas não são vinculadas ao salário do funcionário.

Reembolso de Despesas: O que diz a Lei?

Conforme a Lei N° 13.467, esse reembolso de despesas pode ser utilizado quando um colaborador realiza gastos para realizar uma atividade profissional, e dessa forma ele deve ser ressarcido pela empresa.

Essas despesas cabem ao empregador, que deve assumi-las e reembolsar o colaborador no valor correto.

O Reembolso de Despesas pode ser aplicado nas seguintes situações de trabalho:

  • Despesas de Home Office;
  • Despesas de Viagem e de Prestação de Serviços;
  • Transferência de Domicílio em Razão do Trabalho.

Reembolso de Despesas: Como é Feito?

Existem 3 formas para que o reembolso de despesas seja efetuado. Mas sempre tenha em mente que deve haver um acordo de ambos os lados, tanto do funcionário quando da empresa.

As três formas de reembolso são:

  • A empresa paga os custos de transporte e hospedagem antecipadamente. Havendo outras despesas, desde que o colaborador apresente cupons e notas fiscais, a empresa o ressarce;
  • Ambas as partes combinam um valor fixo de diária durante a viagem, recebendo antecipadamente o valor integral de suas despesas;
  • O colaborador pode apresentar os cupons ou notas fiscais à empresa após a viagem e solicitar o ressarce.

Reembolso de Despesas: Registro de Garantia

É essencial que antes e depois da viagem seja feito um registro de garantia. Esse registro nada mais é do que um documento onde deixa tudo esclarecido pelo funcionário e empresa. Esse documento deve ser assinado pelos dois lados. Assim não existirá problemas futuros como “tal coisa não foi confirmada”. O documento irá ajudar a esclarecer tudo.

Nesse documento deve constar os seguintes dados:

  • Nome e cargo do funcionário;
  • Razão social da empresa e nome e função do responsável;
  • Período determinado da viagem;
  • Destino da viagem;
  • Justificativa da viagem;
  • Forma de reembolso acordada;
  • Quilometragem (quando necessário);
  • No caso de valores adiantados, é preciso detalhá-los na declaração;
  • No caso de reembolso, é preciso especificar os comprovantes válidos – nota fiscal, cupons, etc. – bem como o prazo de reembolso.

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