Como fazer uma Documentação de Processos de Empresa
Toda a documentação de uma empresa, é extremamente importante para que ela continue funcionando, além de garantir que o nome dela seja reconhecido em outros lugares. Por isso a Âncora Contabilidade irá te explicar como fazer a documentação de processos da sua empresa.
Documentação de Processos de Empresa: O que é?
Simplificadamente a Documentação de Processos de Empresa é uma ferramenta gestora que irá garantir a organização de atividades da sua empresa. E quando essa documentação não é levada a sério poderá acarretar inúmeros problemas. Como:
- Perda de processos por desorganização e falta de integração da equipe;
- Perdas de comunicação;
- Multas;
- Informações descentralizadas e desatualizadas que impedem a tomada de decisão assertiva;
- Problemas de comunicação com áreas externas à empresa – como a Contabilidade ou assessoria contábil;
- Perda de Produtividade;
- Ausência de padronização;
- Falta de integração de dados;
- Punições;
- Perda na divisão de responsabilidade;
- Tempo perdido com retrabalhos;
- Perda da qualidade.
Documentação de Processos de Empresa: Qual a Importância?
Como dissemos, essa documentação é uma ferramenta de gestão, ou seja, nela você encontrar tudo que acontece de movimentação e mandados de atividades entre os funcionários.
Por isso ela é de extrema importância para garantir que a sua empresa esteja sempre dentro dos eixos, além de garantir que a sua empresa consiga se prevenir e eliminar problemas que poderiam vir a acontecer.
Nesse documento você poderá encontrar toda a rotina de trabalho de um determinado funcionário, até mesmo se ele saiu de féria, se teve que tirar alguma licença ou se foi desligado.
Documentação de Processos de Empresa: Quais os Benefícios?
Toda documentação de empresa garante certos benefícios, e com a Documentação de Processos não seria diferente. Os principais benefícios são:
- Padronização de atividades;
- Organização de projetos;
- Redução de erros;
- Mensuração de falhas;
- Planejamento da empresa;
- Comprova a sua sustentabilidade junto aos órgãos fiscalizadores;
- Processo ágil.
Documentação de Processos de Empresa: Como Fazer?
Não existe uma fórmula para realizar a documentação de processos, cada empreendedor poderá criar o seu próprio processo de acordo com a correria que acontece dentro da empresa.
Por isso a Âncora Contabilidade separou as maneiras mais reconhecidas no mercado de trabalho de como realizar essa documentação. São elas:
- Compreender os objetivos de cada processo – isso permitirá padronizar os passos seguintes, como a acessibilidade de informações de cada etapa, integração de dados, formalização de etapas, etc;
- Definir os indicadores de desempenho – é essencial nesta estratégia definir os indicadores para monitorar as atividades da empresa. É possível identificar falhas ou oportunidades de melhorar as ações;
- Priorização da comunicação interna – é fundamental na documentação de processos. Deve ser clara, envolver diferentes canais, apontar ações ou responsáveis, etc;
- Reuniões para envolver a equipe na documentação dos processos – deve ser uma tarefa colaborativa, pois cada um pode contribuir conforme às suas perspectivas e experiência e destes eventos saem os problemas, gargalos e situações que devem ser contornadas com a documentação;
- Tecnologia integradora – utilizar a tecnologia a favor da documentação é importante, contratando um sistema apropriado e acessível a todos.
Conte com a Âncora Contabilidade
A Âncora é uma empresa fundada em 1996, especializada na prestação de serviços de Contabilidade, Assessoria Fiscal, Planejamento tributário, Recursos Humanos e Administração Financeira, assessorando empresas nacionais e multinacionais dos mais variados segmentos.
Contamos com profissionais especializados em cada área de atuação, cujas experiências somadas proporcionam racionalização e otimização da gestão dos negócios de nossos clientes.
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